Hallo Klaus,

ich hatte in meiner Rolle an einer großen Forschungseinrichtung als Digital Officer vor einigen Jahren eine ähnliche Situation: Exchange onprem, parallel ein IMAP / CalDav System, die nur bedingt kompatibel waren. Wir haben uns damals dann für Nextcloud und selbst gehostete Mail/Kalenderlösungen entschieden, eine neue Leitung scheint das nun aber mit den gängigen Argumenten, die Du auch schon nennst, wieder umzudrehen und auf MS365 zu wechseln. Meiner Überzeugung nach gibt es zwar klare technische, strategische und rechtliche Argumente für eine andere Lösung, aber es gibt genug Jurist*innen und Entscheidungstragende, die Argumente so gewichten, dass herauskommt, was gewünscht ist. Das macht Argumentationslinien sehr kontextuell und das erschwert wiederum Rat „von außen“.

Wichtig auch: Die gängigen Open Source Lösungen funktionieren nur dann in ihrer Argumentation, wenn sie einwandfrei laufen und entsprechend sauber und professionell betrieben werden. Zu viele IT-Teams glauben, dass man das schon "irgendwie hinbekommt“ und Erfahrungen sammeln könne und mit dem ersten Datenverlust oder der ersten längeren Downtime ist alles Vertrauen verspielt – nachvollziehbarer Weise. Dritte, die absichern, in der Konfiguration beraten, ggf. auch Services bereitstellen, helfen in der Argumentation erheblich.

Ich hoffe, das hilft ein wenig.

Beste Grüße aus Berlin, Christian

On 14. Jan 2026, at 09:51, Steitz, Klaus klaus.steitz@tu-darmstadt.de wrote:

Hallo zusammen, ein erfolgreiches und gesundes Jahr wünsche ich euch nochmal, ihr seid hoffentlich gut gestartet. Hat noch jemand eine Rückmeldung zu meiner Silvester-Mail? 😊 Danke euch und erfolgreiches Wirken! Viele Grüße Klaus Von: Steitz, Klaus Gesendet: Mittwoch, 31. Dezember 2025 10:13 An: bosb@lists.ilias.de Betreff: M365 und Argumente für Alternativen Hallo zusammen, wie sieht es an euren Hochschulen mit der M365-Nutzung und -Planung aus? Bei uns an der TU wird schon lange Exchange OnPrem betrieben. Offenbar ist nun geplant, auf M365 zu gehen. Ich halte das für strategisch und aus Gründen der digitalen Souveränität für sehr unklug. Bei maximaler Skepsis könnte man sogar mit Datenabfluss-Risiko für Forschungsdaten und personenbezogenen Daten argumentieren. Wenn ein Wechsel erfolgt ist, wird der Weg zurück auf eine souveräne Lösung durch den Lock-in-Effekt sehr schwierig. Ich persönlich meine zudem, die Hochschulen sollten als Vorbilder agieren, aber das ist wohl kein starkes Argument. Daher möchte ich unsere Rechenzentrumsleitung vor einem „blinden“ Wechsel warnen. Zudem möchte ich die Evaluation von Alternativen, wie OpenDesk (https://de.wikipedia.org/wiki/Zentrum_f%C3%BCr_Digitale_Souver%C3%A4nit%C3%A... und https://de.wikipedia.org/wiki/Open-Xchange), in dieser Mail an die Leitung anregen; wie ich es vor einigen Wochen auch schon im HRZ-Matrix-Chat getan hatte. Auch SharePoint soll weiter ausgerollt werden und auch hier entsprechend in die Cloud. Typische Argumente pro M365, die ich immer wieder höre: „Es gibt keine guten Alternativen“, „Der Aufwand für einen Wechsel ist zu hoch“, „Alternativen sind teurer“ (ihr kennt zudem den Klassiker: Lieber „flexibler“ zu Lizenzkosten verpflichten (Anm.: Skepsis! – Stichwort Kostenfalle) als fürs gleiche Geld in Personal zu investieren), „Nutzer kennen die Microsoft-Produkte und fordern deren Weiternutzung / Umstellung kann nicht zugemutet werden“ (bis hin zu „Damit kommt die Verwaltung nicht zurecht“, auch ein Lieblingsargument contra Linux und Office-Alternativen). Daher meine Frage an euch: Welche guten Argumente für M365-Alternativen habt und kennt ihr? Gibt es gute Vorlagen von anderswo, am besten auch erfolgreiche? Welche Texte und Links oder Anhänge sollte ich mitsenden? Weiterführende Lektüre: https://www.opendesk.eu/de/blog/modulare-softwarearchitektur-vorteile https://www.openproject.org/de/blog/souveraener-arbeitsplatz/ https://www.arvato-systems.de/blog/open-desk-vs-microsoft-365-fuer-oeffentli... https://www.gecko.de/wissenshub/microsoft-365-oeffentliche-verwaltung-opende... Übrigens: Wer privat auch mailbox.org nutzt, kennt Open-Xchange bereits, dort ist es im Einsatz. Auf eure Rückmeldungen bin ich gespannt und bedanke mich schon mal für eure Anregungen! Ich wünsche euch einen guten Start in ein erfolgreiches und gesundes 2026! Viele Grüße Klaus -- Dipl.-Ing. (FH) Klaus Steitz; Gruppenleiter Content-Management und Entwicklung Technische Universität Darmstadt Hochschulrechenzentrum, Alexanderstraße 2, 64283 Darmstadt Tel.: +49 6151 16-71088 www.hrz.tu-darmstadt.de http://www.hrz.tu-darmstadt.de/ _______________________________________________ bosb Mailingliste -- bosb@lists.ilias.de Zur Abmeldung von dieser Mailingliste senden Sie eine Nachricht an bosb-leave@lists.ilias.de